Das Kickoff-Meeting ist vermutlich DAS wichtigste Meeting im gesamten Projektverlauf und wird dennoch in vielen Maschinenbau- und Anlagenbauprojekten unterschätzt oder falsch durchgeführt. Die Folgen zeigen sich oft erst später: fehlende Teile, verspätete Stücklisten, Terminverzug und zunehmender Abstimmungsaufwand zwischen den Bereichen.

In einem neuen YouTube-Video erläutert Raphael Juda, warum das Kickoff-Meeting nicht als formaler Termin, sondern als entscheidender Übergabepunkt von Vertrieb in die Organisation verstanden werden muss. Wird dieser Schritt zu spät, unvollständig oder ohne klare Struktur durchgeführt, ist der Grundstein für spätere Probleme bereits gelegt, unabhängig davon, wie gut die nachfolgenden Bereiche arbeiten.

Im Video wird aufgezeigt, welche Rolle das Kickoff-Meeting im Gesamtprozess eines klassischen Maschinenbauprojekts spielt, von der Angebots- und Auftragsklärungsphase bis hin zu Engineering, Einkauf, Fertigung und Montage. Besonders wichtig ist, dass ein Projekt zum Zeitpunkt der Bestellung bereits so weit geklärt sein muss, dass im Kickoff keine grundlegenden Fragen mehr offen sind. Was im Angebot nicht sauber definiert wurde, lässt sich später kaum noch ohne negative Auswirkungen auf Termine, Budget oder Marge korrigieren.

Ein zentraler Punkt ist dabei der richtige Zeitpunkt: Ein internes Kickoff sollte wenige Werktage nach Auftragseingang stattfinden. Verzögerungen an dieser Stelle wirken sich unmittelbar auf die gesamte Durchlaufzeit aus. Ebenso entscheidend ist die Vorbereitung: Alle relevanten Unterlagen müssen vorab vorliegen, damit das Kickoff nicht zur Informationsveranstaltung wird, sondern zu einer verbindlichen Abstimmung von Terminen, Meilensteinen und Budget.

Darüber hinaus ist es wichtig zu definieren, welche Funktionen zwingend beteiligt sein müssen, warum Teilnehmer nicht „optional“ sind und weshalb ein strukturiertes Auftrags- oder Orderscope-Dokument die Grundlage für ein wirksames Kickoff bildet. Ziel ist es, am Ende des Meetings ein klares Commitment der Abwicklungsorganisation zu haben, für Timeline, Inhalte und wirtschaftliche Rahmenbedingungen.

Das Video richtet sich an Geschäftsführer, Projektleiter sowie Verantwortliche in Vertrieb, Engineering, Einkauf und Produktion, die Projektabbrüche, Reibungsverluste und unnötige Eskalationen vermeiden wollen.

Mehr dazu erfahren Sie im YouTube-Video: